Waarom is het toch zo lastig om te focussen? Je herkent het vast. Je zit achter de laptop en bent bezig met een opdracht waar je echt even goed voor moet gaan zitten. Je kijkt even naar buiten, hebt eigenlijk wel zin in wat drinken, pakt nog even je telefoon, en oh ja.. niet vergeten om straks nog even naar de winkel te gaan voor het avondeten. Ik moet eerlijk zeggen, ik kan vrij aardig multitasken maar echt handig is het natuurlijk niet. En efficiënt al helemaal niet.
Voor je het weet ben je een uur verder en staat er nog weinig op het digitale papier. Tijd voor verandering? Dan heb ik een dikke aanrader voor je. Het boek Focus AAN | UIT van Mark Tigchelaar.
In het boek lees je wat je zelf kunnen doen om meer te focussen en hoe jouw omgeving daarbij kan helpen. In het eerste deel van het boek legt Mark uit welke concentratielekken er zijn en hoe je daar zelf mee om kunnen gaan. In het tweede deel neem hij ons mee naar de werkvloer. Heel goed, want dat is waar velen van ons een groot deel van onze tijd doorbrengen en dus snel afgeleid zijn.
Vier concentratielekken: onze focus verdwijnt
Mark beschrijft de vier concentratielekken. In deze situaties raken wij afgeleid en verdwijnt onze focus.
- Te weinig prikkels. Gaat iets te langzaam, is iets te simpel of te saai? Dan gaan de hersenen op zoek naar extra prikkels.
- Te veel interne prikkels. We zijn een kei in onszelf afleiden. Een voorbeeld: in slaap vallen lukt niet omdat je todo-lijst niet is gemaakt.
- Te weinig brandstof. Je bent moe en niet fit en daarom sneller afgeleid.
- Te veel externe prikkels. De telefoon gaat, de appjes, e-mails en collega’s vragen aandacht.
Ben je je bewust van jouw concentratielekken? Dan is het ook mogelijk om hier rekening mee te houden en meer in flow te komen. Je gaat ontdekken hoe je de focus aan zet zodat je gas kunt geven op de momenten dat het echt nodig is. En ook hoe je even gas terug kunt nemen en de focus uit zet.
Praktische tips: zo ga je om met alle prikkels
De Last van te weinig prikkels?
Een manier om taken uitdagender te maken, is er iets simpels naast te doen. Denk bijvoorbeeld aan het maken van de nutteloze tekeningetjes tijdens een telefoongesprek. Of lopen tijdens een telefoongesprek. Ze kosten maar een klein beetje hersenactiviteit waardoor je ook nog prima kunt luisteren naar wat er gezegd wordt. Aan de andere kant vraagt het net voldoende inspanning om andere afleidende gedachten te blokkeren. Multitasken kan dus goed zijn voor onze focus en concentratie. Het is juist goed om in de flow te komen.
Last van te veel prikkels?
Minimaliseer taakafwisselingen. We kunnen maar één ding bewust tegelijk doen. Mooi vind ik het OHIO-principe dat Mark benoemt – Only Handle It Once. De kern van dit principe is om zo min mogelijk open loops te hebben en taken als het even kan ook direct af te handelen. Duurt iets minder dan 2 minuten, dan gelijk afhandelen. Duurt het langer? Zet het dan op de to-dolijst.
Hoofd leegmaken = meer gedaan krijgen = minder stress. Het klinkt zo simpel.
Mark verwijst naar ‘Getting things done’ van David Allen. Hij adviseert om alles op te schrijven. Let er wel op dat je één systeem gebruikt, niet verschillende lijstjes op verschillende plekken, anders werkt het niet.
Ik zal niet alle tips verklappen, want daarvoor moet je vooral het boek Focus Aan|Uit zelf lezen. Maar een aantal tips wil ik je zeker niet onthouden.
- Doe niks vlak voor een meeting. De kans is groot dat je de mail niet direct kunt afhandelen. Zonde dus!
- Wissel minder met taken door themadagen in je agenda te zetten. Een schrijfdag, een brainstormdag, een afspraken-dag.
- Een to do-lijst geeft rust, maar meer rust nog geeft een not-to-do lijst. Durf te kiezen.
- Zorg voor dagelijkse routines, zodat je niet overal over hoeft na te denken. Dat is breintechnisch slim.
- Pieker minder, las een piekerkwartier in. Schrijf in 15 minuten alles op wat je dwars zit of irriteert. Zet een timer.
- Doe niks na werktijd, niet mailen of appen. Geef je brein rust.
Focus op de werkvloer
Het tweede deel van het boek slaat wat mij betreft de spijker direct op de kop. Het is aan de manager om focus voor de medewerkers te organiseren. Het is de beste manier om stress en uitval onder medewerkers te verminderen en productiviteit of creativiteit te verhogen. Dus managers: geef onderstaande pijnpunten de aandacht!
De meest voorkomende pijnpunten:
- De neiging tot stapelen. Leidinggevenden zijn vaak goed in het bedenken en starten van initiatieven, maar hun taak zou vooral moeten zijn te besluiten welke projecten er niet worden gedaan. Leidinggevenden realiseren zicht vaak onvoldoende dat de uitvoering veel meer capaciteit vraagt dan het bedenken en starten van een idee.
- De verwachting dat binnenkomende berichten direct moeten worden beantwoord. Maak hier afspraken over.
- Niet onafgebroken kunnen werken. Geef mensen de ruimte ongestoord te kunnen werken. Geen telefoon, geen e-mail.
- Weinig autonomie geven is een belangrijke stressfactor. Laat mensen hun eigen rooster, agenda en indeling van taken regelen.
- Het promoten van lange dagen. Nee, stuur mensen juist naar huis. Het aantal uren bepaalt niet hoe productief iemand is.
- Na werktijd nog even een mailtje sturen. Slecht idee! Overal en altijd bereikbaar zijn is niet goed, niet gezond. Het effect is dat je hersenen altijd aan staan en dus niet tot rust komen.
Nog een paar tips. Ga met medewerkers in gesprek en kijk hoe zij hun werk graag doen. Maak afspraken over bereikbaarheid, het reduceren van mail en het organiseren en structureren van de inbox. Stel 45 minuten vergaderingen in, met daarna een kwartier uitwerktijd van acties. Plan vooral in de ochtend wat volle aandacht verdient.
Minimaliseer het aantal taakwisselingen
Het hele spel van focus is het aantal wisselingen van aandacht te minimaliseren. Hoe beter je dit kunt, hoe productiever je bent en hoe minder stress je zult ervaren. Wanneer het focusproces goed gaat ontstaat er een flow: het wordt makkelijker je werk te doen en het lijkt minder inspanning te kosten.
Het boek Focus Aan | Uit zet wat mij betreft tot nadenken en bevat veel waardevolle tips!
Meer lezen of meer informatie?
Meer informatie over Mark Tigchelaar en zijn boeken vind je op: https://marktigchelaar.nl
Meer boekentips: kijk op https://steefhelpt.nl/blog